It-sikkerhed og drift

Alle registreringer — fakturaer, udgifter, bilag, kassekladde, bank, løn og årsafslutning — gemmes digitalt i systemet sammen med de tilhørende bilagsfiler.

• Bogføringsmateriale og bilag opbevares i mindst 5 år efter udløbet af det regnskabsår, materialet vedrører.
• Bilagsfiler ligger i et lukket filområde, hvor adgang kun sker gennem tidsbegrænsede links.
• Data opbevares på servere i EU.
• Ved opsigelse kan hele regnskabet hentes ud i et maskinlæsbart format, inden kontoen lukkes.

Der tages løbende automatisk sikkerhedskopi af databasen til et adskilt lagermiljø hos driftsleverandøren. Kopierne er krypterede, og der kan gendannes til et tidligere tidspunkt ved nedbrud, fejlagtig sletning eller datatab. Sikkerhedskopierne ligger et andet sted end driftsdata, så et enkelt nedbrud ikke rammer begge dele.

Balancio kan danne og læse elektroniske fakturaer i de fællesoffentlige formater OIOUBL 2.02 og Peppol BIS Billing 3. Fakturaer til offentlige myndigheder dannes med EAN-nummer, CVR, ordrereference og momsspecifikation, og modtagne fakturaer fra leverandører kan indlæses og bogføres direkte. Selve transporten i Nemhandel- og Peppol-netværket sker gennem et adgangspunkt, som virksomheden tilslutter sig — typisk banken eller en afsenderløsning.

Bankposteringer kan indlæses og afstemmes maskinelt mod fakturaer og udgifter med løbende saldo, og posteringer uden match kan bogføres direkte. Automatisk hentning af kontoudtog direkte fra banken kræver en aftale med en kontooplysningstjeneste og aktiveres pr. virksomhed.

• Login kræver e-mail og adgangskode eller Google-konto. Anonym adgang er ikke mulig.
• Hver bruger har kun adgang til egne data. Adgangen håndhæves i databasen, ikke kun i skærmbilledet.
• Revisor eller bogholder inviteres pr. e-mail med enten læseadgang eller skriveadgang, og adgangen kan trækkes tilbage igen.
• Adgangskoder opbevares aldrig i klartekst, og al trafik er krypteret.

Systemet skriver automatisk et revisionsspor ved hver oprettelse, ændring og sletning af posteringer, bilag, fakturaer, lønkørsler og regnskabsår. Loggen viser tidspunkt, handling og hvilke felter der blev ændret, og den kan ikke redigeres eller slettes fra appen. Bogførte kassekladdeposteringer, betalte fakturaer og godkendte bilag kan ikke ændres, og et afsluttet regnskabsår låses.

Ved mistanke om brud på persondatasikkerheden undersøges hændelsen straks, omfanget afgrænses, og berørte kunder underrettes uden unødig forsinkelse. Brud, der skal anmeldes, anmeldes til Datatilsynet inden for 72 timer. Hændelser og de trufne foranstaltninger dokumenteres internt.

Digitale standardbogføringssystemer skal anmeldes og registreres hos Erhvervsstyrelsen med en erklæring om, at kravene til registrering, opbevaring, sikkerhedskopiering, e-fakturering og it-sikkerhed er opfyldt. Denne side udgør grundlaget for den beskrivelse.

Spørgsmål om sikkerhed, drift eller dokumentation: kontakt@balancio.dk.